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物業如何高效開好工作例會?
信息來源:原創    發布時間:2019-10-06      發布者:admin
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中國物業新聞網訊:

文/樊高峰

提到開會,凡是參加工作的人都不陌生。大家也一定參加過各種各樣的會。從表面上看,似乎每個人都會開會,但很多企業的會議開得并沒有成效。縱觀目前大多數企業開會時都是領導發言,像做報告似地講了一大堆道理,其他人都扮演著聽眾的角色,盡管在會議過程中也有其他人員的發言,但由于領導在開始講話時已經定好調了,大方向已經明確了,其他人也只能順著說,導致了開會只是流于形式,實現不了真正的落地。

筆者所在的公司從成立至今一直把例會作為推動工作進展的有效方法之一。每次的會議都開得均有成效,而且大部分的問題在會議上能迎韌解決,極大提高了工作效率。進入公司的管理者第一件事就是學會開會,然后層層貫徹,點面結合。如何開好例會呢?筆者通過公司例會中采用的程序,并結合自己的實際工作經驗,與同行分享如下:

1 例會要保持以下幾個原則與態度:

(一)領導者不要把例會當成追究責任的會議。

例會的使命是發現問題、發現難點,不是追究個人責任。在例會中,永遠不要有追究個人責任這種意識,也不要讓管理人員有這種心理?;嵋榫褪淺氏治侍?、困難、計劃和分工,與個人的評價無關。領導希望把問題通過例會暴露出來,只需探討解決辦法或者提供解決困境的支持,但不能在會議中追究個人的責任。如果有人捂著,蓋著問題,結果要自負。

(二)領導不要相信例會可以解決所有的問題。

例會可以解決調度協調問題,作業困難支持問題,計劃安排、任務分配問題。但是問題的根源性分析最好不要涉及,對于頻發問題的刨根問底不要在例會上進行。要以“微服私訪”或者“調研小組”的形式把問題的根源搞清楚,然后面對面地研討對策和辦法。

(三)參會人員不要把例會看成是責任追究會議,要不要當成攻擊異己的“煤體”,或者推諉責任,為自己辯護的“下院”?;嵋榫褪搶刺肝侍?、談計劃、談分工的地方,沒有其他意圖。領導層要打擊在會議上謹小慎微,別有用心的風氣與心態。

(四)領導者在會議上應當扮演一個聆聽者、觀察者的角色。職務高的領導者要能耐得住寂寞,最后一個發言,這樣才能聽到真話,否則聽到的更多的是奉承和假話。

(五)在企業的決策層開會時,不能以保留意見為結局,在協商會上可以暢所欲言,一旦形成決策,就必須無條件地執行。

(六)例會不能進行任何討務虛討論。例會就是分析企業現在需要協調的問題和需要安排的任務。

(七)例會必須有記錄。問題、困難反映記錄,措施記錄,任務分工記錄,時間計劃記錄等等。在下一次的會議中,檢查本次會議決議的落實及其它工作執行情況。

2 把例會內容簡單分類:

(一)情況工作匯報。指日常工作進行的怎么樣以及上次的例會中安排的工作完成得怎么樣。

(二)計劃任務分配。對某項任務進行落實,時間規劃。

(三)問題困難匯報。對于本部門不能解決的問題和困難進行總結與匯報。

(四)調度協調。工作中有什么困難問題需在會上協調解決。

3 按照以下程序和思路開展會議:

(一)備會:

1.情況通報;

2.調度協調;

3.問題困難匯報。

(二)會議進行控制:

1.聽取匯報;

2.上次例會要求的落實檢查;

3.明確、確認問題和困難的含義;

4.解決辦法討論;

5.任務分配討論;

6.決議。

(三)決議:

1.復述決議內容;

2.沉默視為同意;

3.決議記錄在案,下次例會檢查落實的情況。

以上三點是筆者所在公司例會中的核心要點,它是推進工作進展特別有效的方法之一。作為踐行者,深深體會到例會的功效,它就像一支指揮棒,指揮控制著各個環節,讓工作效率提高,讓團隊和諧凝聚,是管理者必須學會的一種基本技能。


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